Een bestelwagen gedeeld door meerdere organisaties vereist goede coördinatie. Co-oto centraliseert boekingen, registreert ritten en verdeelt kosten automatisch. De tool die het rittenboekje en de WhatsApp-groep vervangt.
Wat delen met Co-oto?
Of het nu gaat om de minibus van een handbalclub in Rotterdam, de bestelwagen van een buurthuis in Amsterdam of een bedrijfswagen gedeeld tussen twee timmermannen in Eindhoven, het verhaal is vaak hetzelfde: niemand weet wie hem heeft, wanneer hij terugkomt, of waar hij geparkeerd staat.
Een voertuig kan een flink deel van het jaarbudget van een vereniging vertegenwoordigen. Het is een grote uitgave, vaak onderbezet.
Co-oto helpt organisaties die een voertuig delen, of dit overwegen, om eenvoudig te coördineren: gedeelde agenda, ritregistratie, automatische kostenverdeling en volledige traceerbaarheid voor je jaarverslagen.
Co-oto is voor elke organisatie die een voertuig incidenteel of gedeeld gebruikt:
Sportverenigingen, culturele organisaties, buurthuizen
Organisaties met meerdere vestigingen of mobiele vrijwilligers
Minibus voor uitwedstrijden, van de KNVB tot de NHV en elke andere sportbond
Timmermannen, elektriciens, cateraars die een bestelwagen delen
Een bus delen tussen leden
Een klein gedeeld wagenpark beheren
De minibus is er vanmorgen niet. Niemand weet wie hem heeft. De geplande rit valt in het water.
Met Co-oto: een gedeelde agenda zichtbaar voor alle gemachtigde gebruikers. Elke boeking wordt vastgelegd, met tijdslot en doel.
Drie verschillende vrijwilligers, drie parkeergewoontes. Resultaat: 20 minuten zoeken naar het voertuig.
Met Co-oto: laatste parkeerlocatie op de kaart. Je weet precies waar je het voertuig kunt ophalen.
Brandstof wordt door sommigen betaald, nooit terugbetaald. Onderhoud is onduidelijk. Kosten stapelen zich op zonder registratie.
Met Co-oto: elke rit wordt geregistreerd met kilometerstand. De app berekent automatisch de kostenverdeling tussen gebruikers of projecten.
Subsidiegevers eisen traceerbaarheid van uitgaven. Maar je voertuiggegevens zijn verspreid over rittenboekjes, bonnetjes en onbetrouwbare herinneringen.
Met Co-oto: exporteerbare ritgeschiedenis per gebruiker, project of periode. Ideaal voor jaarverslagen, financiële overzichten en subsidie-verantwoordingen.
Geen boekingsconflicten meer.
Herinneringen voor elk gebruik.
Vind het voertuig direct.
Betrouwbare gegevens voor je rapportages.
Eerlijkheid tussen gebruikers of projecten.
Kant-en-klare documentatie voor subsidiegevers.
Voeg eenvoudig vrijwilligers en medewerkers toe.
Met het Teams-abonnement krijg je toegang tot een compleet webdashboard om voertuigen te beheren, statistieken te bekijken en gegevens te exporteren vanuit elke browser.
Een handbalclub (NHV) in Rotterdam heeft een 9-zits minibus voor uitwedstrijden in de regio. Probleem: 4 teams, 3 trainers en een papieren planning die niet bijhoudt. Wedstrijden overlappen en de minibus kan niet overal tegelijk zijn.
Met Co-oto: elke trainer boekt zijn tijdslots. De penningmeester exporteert de kilometerstanden voor het jaarverslag.
Een buurthuis in Amsterdam deelt een bestelwagen met een oudervereniging en een cultureel collectief. Drie organisaties, één voertuig, en behoeften die vaak overlappen.
Met Co-oto: gedeelde agenda, elke organisatie boekt haar tijdslots. Kostenverdeling gebeurt automatisch tussen de drie groepen.
Mark en Julian, zelfstandige timmermannen in Eindhoven, delen een bestelwagen voor hun bouwprojecten in de regio.
Met Co-oto: boeken met één klik, automatische kostenverdeling, geen conflicten meer.
Controleer of de verzekering alle bestuurders dekt (extra bestuurders moeten doorgaans op de polis worden vermeld)
Leg gebruiksregels schriftelijk vast (deelovereenkomst, voor een vereniging kan dit als bijlage bij de statuten, conform Boek 2 BW)
Kies een gedeeld boekingssysteem (Co-oto)
Wijs een voertuigcoördinator aan
Stel een gezamenlijk onderhoudsbudget in
Bepaal de verdeelmethode (per kilometer, vast bedrag of per project)
Met Co-oto kun je tot 50 bestuurders en 10 voertuigen per account toevoegen, genoeg voor de meeste verenigingen, clubs en kleine structuren. Elke bestuurder heeft een eigen toegang en geschiedenis.
De verzekering dekt doorgaans het voertuig, maar extra bestuurders moeten op de polis worden vermeld. Vraag voor een vereniging of bedrijf je verzekeraar om een formule die geschikt is voor gedeeld gebruik door meerdere geidentificeerde gebruikers.
Ja. Co-oto registreert elke rit met kilometerstand en laat je de geschiedenis exporteren per gebruiker, project of periode. Een directe onderbouwing voor je jaarverslagen, financiele overzichten en subsidie-verantwoordingen.
De app berekent ieders aandeel op basis van de gereden kilometers. Je kunt verdelen tussen gebruikers, projecten of organisaties, per kilometer of vast bedrag volgens je eigen regels.
« Als ambachtslieden in de stad moet je je aanpassen aan de stedelijke omgeving, en het delen van leveringsmiddelen is daar een goed antwoord op. We zijn met zeven kleine bedrijven die één bestelwagen delen, en dat werkt in de dagelijkse praktijk. »
Alban Lalou
Genève (CH) · per e-mail
« Met Co-oto konden we snel en eenvoudig een bedrijfsvoertuig delen. »
Brasserie du Mât
Genève (CH) · per e-mail
« We gebruiken het vooral in het seizoen om het gebruik van onze busjes in te delen: wie wanneer welk busje neemt voor uitwedstrijden. »
Untouchables Baseball Club
Paderborn (DE) · per e-mail
« De app biedt precies wat we nodig hebben voor onze gedeelde bedrijfsauto: reserveringen, rittenlogboek en voertuiglocatie. Het is de beste oplossing die we hebben gevonden. »
Raphael
Zwitserland · per e-mail
Deel je al een voertuig tussen meerdere organisaties? Overweeg je er samen een aan te schaffen?
Download Co-oto en vereenvoudig vandaag nog je coördinatie.
