Alles, was mit dem Fahrzeug passiert ist, an einem Ort.
Wo Sie es finden
Das Fahrtenbuch ist ein eigener Reiter in der unteren Leiste, zwischen Kalender und Abrechnung. Im Web hat es seinen eigenen Eintrag im Seitenmenü.
Es erzählt nur von der Vergangenheit. Eine Reservierung beschreibt eine Absicht und bleibt deshalb im Kalender. Das Fahrtenbuch sagt, was tatsächlich passiert ist.
In einem Kreis, der nur Reservierungen verfolgt, gibt es kein Fahrtenbuch: Dort werden keine Fahrten erfasst. Die Übersicht der Reservierungen findet sich dann in der Listenansicht des Kalenders.
Fahrten, Tankfüllungen und Ausgaben in einem Verlauf
Ein Verlauf für drei Dinge
Das Fahrtenbuch führt in einem chronologischen Verlauf zusammen, unabhängig davon, wer sie erfasst hat:
Die Fahrten
Mit Strecke, Fahrer und Kosten.
Die Tankfüllungen
Kraftstoff und Ladevorgänge, egal wer bezahlt hat.
Die Ausgaben
Wartung, Reifen, Maut, Bußgelder, Parken.
Ein Umschalter Alle / Fahrten / Ausgaben oben im Verlauf zeigt nur eine Art an. Tankfüllungen zählen als Ausgaben.
Zwei Beträge, nie eine einzige Summe
Zwei Kacheln am oberen Rand zeigen zwei Zahlen, die man nicht addieren kann:
Betrag
Wofür er steht
Kosten der Fahrten
Was die Fahrer fürs Fahren schulden
Verauslagte Beträge
Was jemand aus eigener Tasche fürs Fahrzeug bezahlt hat
Sie zu addieren ergäbe keinen Sinn: Das eine ist eine Nutzungsschuld, das andere eine Vorauslage. Jede Kachel folgt dem Umschalter, und die Zahl der Fahrten wie die Strecke wandern in die Monatsköpfe.
Der Status jeder Zeile
Unter jedem Betrag sagt das Fahrtenbuch, was diese Zeile für Sie bedeutet, je nach Ihrer Rolle und danach, wer bezahlt hat.
Status
Wann er erscheint
Einzuziehen
Die Fahrt eines Fahrers, aus Sicht des Eigentümers
Zu zahlen
Ihre eigene Fahrt, aus Ihrer Sicht als Fahrer
Zu erstatten
Eine Tankfüllung oder Ausgabe, die jemand anders verauslagt hat
Ihnen zu erstatten
Eine Auslage, die Sie selbst gemacht haben
Geteilt
Eine Ausgabe des Eigentümers, wenn das Teilen der Ausgaben aktiv ist
Verauslagt
Eine Ausgabe des Eigentümers ohne Teilen: Er ist die Bank des Kreises
In der laufenden Abrechnung
Die Zeile zählt in die Abrechnung, die gerade läuft
Beglichen
Die Zeile liegt vor der letzten Begleichung ihres Urhebers
In einem Kreis mit ausgeblendeten Kosten tragen Fahrten keinen Status: „Einzuziehen“ wäre eine Aussage über Geld ohne Betrag daneben.
Nach Monat, und nach Filter
Der Verlauf ist streng nach Datum sortiert und in Monatskacheln geschnitten. Jeder Monat trägt oben seine Übersicht (Anzahl der Einträge, Strecke) und unten seine beiden Beträge.
Das Filterblatt
Eine Schaltfläche Filter öffnet ein einziges Blatt, in dem Sie wählen:
Das Mitglied, sofern Sie die anderen sehen dürfen
Das Fahrzeug, in einem Kreis mit mehreren
Den Zeitraum: laufende Abrechnung, dieser Monat oder der gesamte Verlauf
Die Art der Fahrt: privat oder geschäftlich
Die Auswahl greift erst nach dem Bestätigen, und dann auf einen Schlag. Aktive Filter erscheinen anschließend als entfernbare Chips unter der Leiste, und die Schaltfläche zeigt ihre Anzahl.
Wer sieht was
Information
Eigentümer
Fahrer
Eigene Fahrten und Ausgaben
Die der anderen Mitglieder
Wenn der Eigentümer es erlaubt
Das Detail eines Eintrags
Die Kosten
Wenn die Kosten angezeigt werden
Private oder geschäftliche Fahrten
Jede Fahrt lässt sich als privat oder geschäftlich kennzeichnen. Die Wahl erfolgt beim Start oder bei der Erfassung, lässt sich später auf der Fahrtseite ändern und über das Filterblatt filtern.
Jede und jeder stellt die eigene Standardart im Profil unter Einstellungen ein: Diese ist dann vorausgewählt. Eine Fahrt, die vor dieser Unterscheidung erfasst wurde, gilt als privat.
Im Excel-Export steht die Kennzeichnung in einer eigenen Spalte, bereit für Ihre Spesenabrechnung.
Änderungsverlauf
Jede Fahrt und jede Reservierung hält fest, wer was wann geändert hat. Am Seitenende nennt eine Zeile die letzte Änderung und ihren Urheber.
Die Schaltfläche Änderungen ansehen öffnet das Detail: zu jeder Bearbeitung der Wert davor und danach, Feld für Feld (Datum und Uhrzeit, Kilometerstand, Strecke, Kosten, Name, Kommentar, Fahrzeug).
Nichts wird still geändert. Aufgeführt sind nur Erstellungen und inhaltliche Bearbeitungen: Das Bestätigen einer Reservierung oder eine automatische Neuberechnung der Kosten erscheinen dort nicht.
Nicht zu verwechseln: der Aktivitätsverlauf
Der Aktivitätsverlauf lebt auf dem Startbildschirm, nicht im Fahrtenbuch. Er zeigt die jüngsten Ereignisse des Kreises in Echtzeit: erfasste Fahrt, neue Reservierung, hinzugefügte Tankfüllung, Nachricht, neues Mitglied, zurückgesetzte Abrechnung.
Nach unten ziehen aktualisiert ihn. Er erscheint auf beiden Startbildschirmen, auch in Kreisen, die nur Reservierungen verfolgen, wo er das gesamte Kalenderleben trägt.
