Diez formas de compartir, y los ajustes que van con cada una

El propietario conduce más que nadie

Presto mi coche de vez en cuando

Un vecino, un amigo, un primo

La situación

« Soy el propietario y soy quien más lo conduce. Una o dos personas cercanas cogen el coche unas cuantas veces al mes. Quiero decidir quién lo coge y cuándo, y que me paguen su parte sin ponerme a hacer cuentas. »

Lo que queremos

Mantener el control del calendario y cobrar la parte de cada uno de la forma más sencilla.

Los ajustes

  1. Validación de reservas Activado

    Cada solicitud te llega como notificación y la aceptas o no. Nada entra en el calendario sin ti.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Reservas y calendario En la documentación

  2. Registrar mis viajes en el libro de ruta Desactivado

    Tus propios trayectos no cuentan. Solo los de los conductores generan un importe: el que te deben.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Viajes

  3. Trayectos pasados Activado

    Un conductor que ha olvidado iniciar el trayecto en la app puede registrarlo después, con los kilómetros recorridos.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Viajes En la documentación

  4. Facturar por km Activado

    Lo más sencillo: un precio por kilómetro, y el importe se calcula solo en cada trayecto. La app lo obtiene a partir de tu consumo y del precio del combustible.

    En la app Gestión Gestionar mis vehículos tu vehículo Costes de los viajes

  5. Cobrar una tarifa por reserva Opcional

    Si no quieres leer el cuentakilómetros: un importe fijo por reserva, que se debe en cuanto se acepta. Con o sin el precio por kilómetro.

    En la app Gestión Gestionar mis vehículos tu vehículo Costes de los viajes En la documentación

  6. Activar la carta Activado

    Marca las reglas propuestas, por ejemplo «Pedir permiso antes de reservar o usar el vehículo» y «Devolver el vehículo con el depósito lleno (o el nivel acordado)». Los conductores las aceptan antes de su primer trayecto.

    En la app Gestión Carta del círculo En la documentación

El modelo de tarifas

Precio por kilómetro, o tarifa por reserva

Con un solo conductor invitado, el plan gratuito basta: precio por kilómetro, validación, carta. La tarifa por reserva y los gastos fijos requieren el plan Plus.

Mi hijo acaba de sacarse el carné

Padres y conductor novel

La situación

« El coche de la familia sigue siendo mío, pero mi hijo o mi hija lo coge por la noche y los fines de semana. Quiero saber cuándo, poner un marco claro y que participe en el gasto de combustible. »

Lo que queremos

Un marco claro, kilómetros reales y una participación en los gastos sin discusiones.

Los ajustes

  1. Validación de reservas Activado

    Validas cada salida. Útil los primeros meses, y fácil de desactivar más adelante.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Reservas y calendario En la documentación

  2. Duración máxima de reserva Por ejemplo 1 día

    Ninguna reserva más larga de lo que hayas decidido.

    En la app Gestión Gestionar mis vehículos tu vehículo Disponibilidad En la documentación

  3. Trayectos pasados Desactivado

    Cada trayecto debe iniciarse en la app, con la lectura del cuentakilómetros a la salida y a la vuelta. Nada de kilómetros anotados de memoria.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Viajes En la documentación

  4. Activar seguimiento fotográfico Cuentakilómetros

    El cuentakilómetros se fotografía a la salida y a la vuelta, y se lee automáticamente.

    En la app Gestión Gestionar mis vehículos tu vehículo Fotos del trayecto

  5. Activar la carta Activado

    Las reglas propuestas cubren lo esencial: carné válido, ni alcohol ni drogas, franquicia a cargo del conductor en caso de daño, multas a cargo del conductor.

    En la app Gestión Carta del círculo En la documentación

  6. Facturar por km Activado

    Un precio por kilómetro que cubre el combustible y, si quieres, algo de desgaste. El importe aparece al cerrar el trayecto, sin discusión.

    En la app Gestión Gestionar mis vehículos tu vehículo Costes de los viajes

  7. Registrar mis viajes en el libro de ruta Desactivado

    Tus trayectos no se cuentan: el saldo solo muestra lo que te debe tu hijo o tu hija.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Viajes

El modelo de tarifas

Precio por kilómetro, sin gastos fijos

El combustible es el único gasto que cambia de verdad cuando tu hijo coge el coche. Los gastos fijos siguen a tu cargo, como antes.

Nos prestamos el coche sin llevar cuentas

Abuelos, hermanos, amigos cercanos

La situación

« Entre nosotros el dinero no circula: se devuelve el coche con el depósito lleno y ya está. Lo que falta es un calendario común para saber quién lo ha cogido y cuándo está libre. »

Lo que queremos

Un calendario compartido, y nada más en pantalla.

Los ajustes

  1. Solo reservas Activado

    Los trayectos, los gastos y los saldos desaparecen de la app. Solo quedan el calendario y las reservas.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Reservas y calendario En la documentación

  2. Validación de reservas Desactivado

    Cada uno reserva y queda confirmado al momento. Todo el mundo recibe una notificación.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Reservas y calendario

  3. Ubicación del vehículo Activado

    Si el coche no tiene una plaza fija, el último conductor registra dónde lo ha aparcado.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Compartir y comunicación En la documentación

  4. Reservas recurrentes Para las necesidades habituales

    El martes de la abuela o el miércoles del club deportivo se reservan una vez y para siempre.

    En la app Calendario Añadir Reservas recurrentes En la documentación

  5. Activar la carta Opcional

    A menudo bastan dos reglas: «Respetar las franjas reservadas por los demás» y «Avisar y liberar la franja en caso de cancelación».

    En la app Gestión Carta del círculo En la documentación

El modelo de tarifas

Ninguna tarifa

Nada que ajustar en el lado de los costes: en este modo los importes no existen. Si un día quieres contar los kilómetros, basta con desactivar «Solo reservas».

Todo el mundo conduce

Compartimos el coche de casa

Pareja, familia con varios adultos

La situación

« Conducimos los dos, más o menos lo mismo, y queremos que cada uno pague su parte real: el combustible, pero también el seguro, el aparcamiento y el desgaste. Sin llevar una tabla a mano. »

Lo que queremos

Un reparto según el uso real, gastos fijos incluidos.

Los ajustes

  1. Validación de reservas Desactivado

    Entre adultos de la misma casa, el calendario basta.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Reservas y calendario

  2. Registrar mis viajes en el libro de ruta Activado

    El propietario registra también sus trayectos, a la misma tarifa. Es la condición para repartir los gastos fijos según el uso real de cada uno.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Viajes

  3. Facturar por km Activado

    El precio por kilómetro cubre el combustible y el desgaste que depende de la distancia.

    En la app Gestión Gestionar mis vehículos tu vehículo Costes de los viajes

  4. Activar costes fijos para este vehículo Activado

    Seguro, impuesto, aparcamiento, amortización: se introducen como importes anuales y se reparten entre los conductores según el uso.

    En la app Gestión Gestionar mis vehículos tu vehículo Costes de los viajes Costes fijos En la documentación

  5. Completar los gastos fijos Activado

    La compensación reparte la totalidad de los gastos fijos del periodo entre los conductores, en proporción a los kilómetros, propietario incluido. Nadie carga solo con el seguro.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Reglas de costes del círculo En la documentación

  6. Compartir los gastos del vehículo Activado

    Un lavado, una revisión, un peaje: el gasto se reparte a partes iguales y quien lo ha pagado recibe el abono.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Reglas de costes del círculo En la documentación

  7. Compartir datos del círculo Activado

    Cada uno ve toda la actividad del círculo, no solo la suya.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Compartir y comunicación

El modelo de tarifas

Precio por kilómetro + gastos fijos con la compensación

Es la configuración más justa cuando todo el mundo conduce. El saldo dice en todo momento quién debe cuánto a quién, y una puesta a cero cierra el periodo.

Conviene saberlo : ¿Prefieres una parte fija cada mes en lugar de un prorrateo? Activa la cuota mensual en lugar de los gastos fijos: la misma cantidad para cada uno, conduzca o no.

Un coche para el piso compartido

De tres a seis compañeros de piso

La situación

« El coche es de uno de nosotros, pero lo usamos todos: la compra, los fines de semana, recoger a alguien en la estación. Queremos que sea equitativo, que siga siendo sencillo y que sobreviva a la marcha de un compañero. »

Lo que queremos

Un reparto claro, reglas aceptadas por todos y un círculo que evoluciona con el piso.

Los ajustes

  1. Validación de reservas Desactivado

    En el calendario, el primero que llega se lo queda. Todo el mundo ve las reservas de los demás.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Reservas y calendario

  2. Registrar mis viajes en el libro de ruta Activado

    El propietario cuenta sus trayectos como los demás: el combustible se reparte según los kilómetros de cada uno.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Viajes

  3. Facturar por km Activado

    El combustible y el desgaste, por kilómetro.

    En la app Gestión Gestionar mis vehículos tu vehículo Costes de los viajes

  4. Activar la cuota mensual Activado

    El seguro y la plaza de aparcamiento se reparten a partes iguales cada mes, se haya conducido o no. Más fácil de entender que un prorrateo cuando sois muchos.

    En la app Gestión Gestionar mis vehículos tu vehículo Costes de los viajes Costes fijos En la documentación

  5. Compartir los gastos del vehículo Activado

    Lavado, revisión, neumáticos: el gasto se reparte a partes iguales y quien lo ha adelantado recibe el abono.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Reglas de costes del círculo En la documentación

  6. Recibos de gasto Activado

    Una foto del tique por cada gasto: todo el mundo ve el justificante.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Compartir y comunicación

  7. Chat integrado Activado

    «¿Alguien ha visto las llaves?» se resuelve en la app, al lado del calendario.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Compartir y comunicación En la documentación

  8. Activar la carta Activado

    Devolver el vehículo limpio, con el depósito lleno, respetar las franjas: las reglas se escriben una vez y las acepta cada nuevo compañero.

    En la app Gestión Carta del círculo En la documentación

El modelo de tarifas

Precio por kilómetro + cuota mensual a partes iguales

Cuando un compañero se va, el propietario lo retira del círculo, pone su recuento a cero una vez saldadas las cuentas e invita al siguiente. La cuota se recalcula sola.

Dos familias, uno o dos coches

Vecinos, amigos, familias cercanas

La situación

« Somos dos familias vecinas. O hemos comprado un coche a medias, o cada una mete el suyo en el mismo círculo. Todo el mundo conduce, y nadie quiere sentirse en deuda. »

Lo que queremos

Un solo círculo, un calendario por vehículo y un reparto que tiene en cuenta el tiempo tanto como los kilómetros.

Los ajustes

  1. Gestionar mis vehículos Un vehículo por coche

    Cada coche tiene su calendario, sus tarifas y sus gastos fijos dentro del mismo círculo. El plan Plus admite tres vehículos.

    En la app Gestión Gestionar mis vehículos En la documentación

  2. Registrar mis viajes en el libro de ruta Activado

    Todo el mundo registra, propietario incluido: es lo que hace equitativo el reparto entre las dos familias.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Viajes

  3. Facturar por hora Activado

    Una tarifa por hora además del kilómetro: un día entero con 30 km no vale lo mismo que una hora con 30 km. El tiempo que el vehículo está ocupado también se comparte.

    En la app Gestión Gestionar mis vehículos tu vehículo Costes de los viajes En la documentación

  4. Horas facturadas máximas por día Por ejemplo 18 h

    El coche duerme por la noche: un día completo tiene un tope, tanto en la tarifa por hora como en los gastos fijos.

    En la app Gestión Gestionar mis vehículos tu vehículo Costes de los viajes En la documentación

  5. Completar los gastos fijos Activado

    Con los gastos fijos activados en cada coche, la compensación reparte el seguro, el impuesto y la amortización según el uso real, entre todos.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Reglas de costes del círculo En la documentación

  6. Ubicación del vehículo Activado

    Las dos familias no viven necesariamente en la misma calle: el último conductor indica dónde ha aparcado el coche.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Compartir y comunicación En la documentación

  7. Compartir datos del círculo Activado

    Todo el mundo lo ve todo: los saldos, los trayectos, los gastos. Es lo que evita las dudas.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Compartir y comunicación

El modelo de tarifas

Kilómetros + horas, con la compensación de los gastos fijos

El saldo lleva las cuentas entre las familias. Al final del periodo, se salda la diferencia y se pone a cero. Dos coches no cambian nada: los gastos fijos se ponen en común dentro del círculo.

La furgoneta o la autocaravana entre amigos

Un grupo de amigos, un vehículo de ocio

La situación

« Mi furgoneta pasa la mitad del año en el garaje. Unos amigos me la piden para un fin de semana o una semana. No me importa, siempre que haya un marco: estado del vehículo, depósito lleno, limpieza y una participación que cubra el desgaste. »

Lo que queremos

Un marco por escrito, un estado del vehículo cada vez y una participación por día.

Los ajustes

  1. Validación de reservas Activado

    Un fin de semana con la furgoneta se decide entre todos.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Reservas y calendario En la documentación

  2. Duración máxima de reserva Por ejemplo 7 días

    Una reserva no puede superar la duración que hayas fijado.

    En la app Gestión Gestionar mis vehículos tu vehículo Disponibilidad En la documentación

  3. Horas facturadas máximas por día Por ejemplo 8 h, con la tarifa por hora activada

    En un vehículo de ocio, el tiempo cuenta más que la distancia. Con un tope diario, una semana cuesta siete días, no 168 horas.

    En la app Gestión Gestionar mis vehículos tu vehículo Costes de los viajes En la documentación

  4. Cobrar una tarifa por reserva Activado

    Un importe fijo por reserva, para la limpieza y la puesta a punto, que se debe aunque el trayecto sea corto.

    En la app Gestión Gestionar mis vehículos tu vehículo Costes de los viajes En la documentación

  5. Activar el estado del vehículo A la salida y a la vuelta, obligatorio

    Vuelta guiada alrededor del vehículo y aviso de los daños, con fotos. Nadie se pregunta de dónde ha salido el arañazo.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Estado del vehículo del trayecto En la documentación

  6. Activar seguimiento fotográfico Indicador de combustible

    El nivel de combustible se fotografía a la salida y a la vuelta.

    En la app Gestión Gestionar mis vehículos tu vehículo Fotos del trayecto

  7. Activar la carta Activado

    Devolver el vehículo limpio, con el depósito lleno, no dejar nada dentro, respetar la zona acordada: las reglas propuestas cubren todo eso.

    En la app Gestión Carta del círculo En la documentación

El modelo de tarifas

Tarifa por hora con tope diario + tarifa por reserva

Con «Días de 24 h desde la recogida» (en las reglas de costes del círculo), salir el viernes a las 16 h y volver el domingo a las 16 h cuentan como dos días, no como tres días naturales.

En el trabajo y en colectivo

Mi coche trabaja conmigo

Autónomo, profesión liberal, artesano

La situación

« Uso mi coche para las citas con clientes, y mi pareja lo coge los fines de semana. Necesito saber qué kilómetros son profesionales y sacar un registro limpio cuando me lo piden. »

Lo que queremos

Un libro de ruta que separa lo profesional de lo privado, y una exportación limpia.

Los ajustes

  1. Uso privado o profesional Activado

    Cada trayecto se clasifica como privado o profesional, con las indicaciones del libro de ruta.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Viajes

  2. Registrar mis viajes en el libro de ruta Activado

    Tus trayectos están en el libro de ruta, igual que los de tu pareja.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Viajes

  3. Trayectos pasados Desactivado

    Cada trayecto se inicia en la app, con la lectura del cuentakilómetros a la salida y a la vuelta: kilómetros reales, no reconstruidos.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Viajes En la documentación

  4. Activar seguimiento fotográfico Cuentakilómetros

    La foto del cuentakilómetros acompaña cada lectura.

    En la app Gestión Gestionar mis vehículos tu vehículo Fotos del trayecto

  5. Estadísticas y exportaciones Exportación a Excel

    El libro de ruta se exporta en forma de tabla, trayecto por trayecto, con la distinción entre privado y profesional.

    En la app Gestión Estadísticas y exportaciones En la documentación

  6. Facturar por km Activado

    Si tu pareja participa en los gastos, el precio por kilómetro hace el cálculo. Si no, desactiva «Mostrar los costes»: el libro de ruta se queda, los importes desaparecen.

    En la app Gestión Gestionar mis vehículos tu vehículo Costes de los viajes

El modelo de tarifas

Precio por kilómetro, o ningún importe

Lo que cuenta aquí es el libro de ruta: el kilometraje por tipo de uso. El reparto de gastos es opcional.

Los vehículos de nuestro equipo

Teams

Pyme, asociación, servicio municipal

La situación

« Tenemos dos o tres vehículos para un equipo de empleados o voluntarios. Necesitamos saber quién los tiene, evitar las reservas duplicadas y sacar los kilómetros por persona a final de mes. Sin instalar ningún dispositivo. »

Lo que queremos

Una planificación fiable, roles claros, exportaciones a final de mes y el control desde el ordenador.

Los ajustes

  1. Nombrar gestor Uno o varios gestores Teams

    Un gestor se ocupa de los conductores, los vehículos y los registros de los demás, sin tocar las tarifas ni la suscripción. Hasta cinco gestores con Teams.

    En la app Gestión Miembros En la documentación

  2. Acceso a los vehículos Restricciones aplicadas Teams

    La furgoneta solo la pueden reservar quienes tienen el permiso de remolque; el coche urbano, todo el mundo.

    En la app Gestión Miembros Acceso a los vehículos En la documentación

  3. Disponibilidad del vehículo Por ejemplo: no disponible los martes

    Las franjas reservadas a un uso interno quedan bloqueadas en el calendario.

    En la app Gestión Gestionar mis vehículos tu vehículo Disponibilidad En la documentación

  4. Validación de reservas Desactivado

    El calendario compartido basta; las reglas de acceso hacen la criba de antemano.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Reservas y calendario

  5. Bloquear la modificación de reservas Activado

    Pasado el periodo crítico, un conductor ya no puede modificar su reserva ni su trayecto: la planificación sigue siendo fiable.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Reservas y calendario

  6. Solo reservas Según el caso

    Vehículo de servicio sin repercutir gastos: actívalo, solo queda el calendario. Gastos repercutidos a los miembros o a los departamentos: déjalo desactivado y ajusta las tarifas vehículo por vehículo.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Reservas y calendario

  7. Facturar la franja reservada Si se repercuten los gastos Teams

    El tiempo se factura hasta el final de la reserva, aunque el vehículo vuelva antes, con un margen de tolerancia para las devoluciones anticipadas.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Reglas de costes del círculo

  8. Plataforma web Activado Teams

    La planificación, las estadísticas y las exportaciones desde un navegador, en el ordenador.

    En la app Gestión Suscripciones Co-oto Plataforma web

  9. QR Drive Un código por vehículo

    El código colocado en el vehículo abre directamente la reserva o el inicio del trayecto.

    En la app Gestión QR Drive En la documentación

El modelo de tarifas

Según tu organización: solo calendario, o tarifas por vehículo

Las tarifas por duración (media jornada, jornada completa) y la facturación de la franja reservada son exclusivas de Teams. A un vehículo de servicio sin repercusión de gastos le basta con el calendario.

El coche del edificio o de la cooperativa

Cooperativa de vivienda, ecobarrio, colectivo

La situación

« Un coche para una quincena de hogares, a nombre de la cooperativa o de un vecino. Cada uno paga una parte de los gastos fijos y sus kilómetros. Tiene que funcionar sin que una sola persona lo haga todo. »

Lo que queremos

Una cuota clara, el uso real facturado y varias personas para gestionarlo.

Los ajustes

  1. Activar la cuota mensual Activado

    Cada hogar activo paga la misma parte del seguro, del aparcamiento y del mantenimiento cada mes.

    En la app Gestión Gestionar mis vehículos tu vehículo Costes de los viajes Costes fijos En la documentación

  2. Facturar por hora Activado, junto con el precio por kilómetro

    Los kilómetros para el combustible y el desgaste, las horas para el tiempo en que el coche está ocupado. Un tope de horas por día para los días enteros.

    En la app Gestión Gestionar mis vehículos tu vehículo Costes de los viajes En la documentación

  3. Registrar mis viajes en el libro de ruta Activado

    Quien pone el coche a su nombre conduce en las mismas condiciones que los demás.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Viajes

  4. Validación de reservas Desactivado

    El calendario manda; la carta fija las reglas.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Reservas y calendario

  5. Nombrar gestor Un gestor

    Una segunda persona acoge a los nuevos vecinos y corrige los registros. Un gestor con Plus, cinco con Teams.

    En la app Gestión Miembros En la documentación

  6. Activar la carta Activado

    Devolverlo limpio, con el depósito lleno, indicar el lugar de aparcamiento, liquidar el saldo dentro del plazo acordado: las reglas propuestas bastan, con las tuyas si hace falta.

    En la app Gestión Carta del círculo En la documentación

  7. Compartir datos del círculo Activado

    Transparencia total: cada uno ve la actividad del círculo.

    En la app Gestión Ajustes del círculo Compartir y comunicación

El modelo de tarifas

Cuota mensual + kilómetros + horas

Hasta diez conductores con Plus; a partir de ahí, Teams añade la plataforma web y cinco gestores. Los gastos puntuales (lavado, neumáticos) se reparten a partes iguales si activas «Compartir los gastos del vehículo».

Preguntas sobre los ajustes

¿Puedo combinar varios escenarios?

Sí. Las reglas del círculo (validación, solo reservas, carta, visibilidad) valen para todo el mundo, pero las tarifas son propias de cada vehículo. Un coche urbano facturado por kilómetro y una furgoneta facturada por hora pueden convivir en el mismo círculo.

¿Qué pasa si cambio un ajuste sobre la marcha?

Los trayectos ya cerrados no se mueven. Una nueva tarifa se aplica a los trayectos siguientes, una tarifa por reserva queda fijada al crear la reserva, y la cuota mensual empieza a contar el día en que la activas.

¿Dónde están estos ajustes en la app?

En la pestaña Gestión: «Ajustes del círculo» para las reglas comunes, «Gestionar mis vehículos» para las tarifas y los gastos fijos de cada vehículo, «Carta del círculo» y «Miembros» para las reglas y las personas. Solo el propietario modifica las tarifas; un gestor se ocupa de los conductores y de los registros.

¿Hace falta una suscripción para estos ajustes?

Muchos son gratis: validación de reservas, solo reservas, carta, precio por kilómetro, uso privado o profesional, visibilidad de la actividad. Los ajustes marcados Plus o Teams requieren el plan correspondiente, contratado una sola vez para todo el círculo, por cualquier miembro. Los primeros 21 días lo abren todo.

¿La app ya me hace estas preguntas al crear el círculo?

Sí, en parte. Al crearlo, la app pregunta con quién compartes (familia, compañeros de piso, vecinos, equipo), si quieres solo el calendario o también el seguimiento de los gastos, y si las reservas deben validarse. Esas respuestas rellenan los ajustes de antemano; luego los encuentras en los ajustes del círculo.

¿Listo para configurar tu círculo?

Añade tu vehículo, copia los ajustes de tu escenario e invita a alguien cercano. Los primeros 21 días abren todas las funciones, sin tarjeta bancaria.