Coûts & Décompte

Comprendre le calcul des coûts, le décompte, les frais fixes et la gestion du carburant.

Comprendre le décompte

Interpréter le décompte et suivre ce que vous devez.

Frais fixes

Configurer l'assurance, leasing, taxes et autres frais.

Heures facturées par jour

Plafonner le nombre d'heures facturées par jour.

Carburant

Enregistrer les pleins de carburant.

Remise à zéro

Remettre le décompte à zéro après règlement.

Validation des paiements

Déclarer un règlement, le confirmer, en garder la trace.
Tous

Les types de frais dans Co-oto

Il existe quatre types de frais, chacun calculé différemment pour une répartition équitable :

Taux au km

Montant fixe au kilomètre, paramétrable par le propriétaire. Appliqué à chaque trajet.

Taux par heure

Montant facturé pour chaque heure d'utilisation. Couvre l'immobilisation du véhicule, indépendamment de la distance.

Amortissement

Réparti entre distance et temps d'utilisation (à parts égales par défaut, ajustable dans la fiche véhicule).

Frais fixes

Leasing, assurance, parking, impôts et un éventuel montant forfaitaire. Saisis en montants annuels, répartis selon le temps d'utilisation.

Vous ne savez pas quel taux au kilomètre saisir ? Les repères par pays, les plafonds fiscaux et les pièges d'assurance sont dans notre article combien facturer au kilomètre.

Calcul lors d'un trajet

À chaque trajet, l'utilisateur voit un récapitulatif complet des coûts :

  • Taux au km multiplié par la distance du trajet
  • Taux par heure appliqué à la durée du trajet (si défini)
  • Part des frais fixes calculée au prorata de l'utilisation (inclut le montant forfaitaire s'il a été défini)
  • Total cumulé depuis le dernier décompte réinitialisé

Exemple concret

Un véhicule est réglé à 0,30 € le kilomètre et 1 € l'heure. Ses frais fixes annuels s'élèvent à 6 000 €, répartis sur 2 000 heures de disponibilité par an, soit 3 € pour chaque heure d'utilisation.

Julie effectue un trajet de 40 km qui mobilise le véhicule pendant 3 heures. Son décompte pour ce trajet :

  • Part distance : 40 km à 0,30 €, soit 12 €
  • Part temps : 3 heures à 1 €, soit 3 €
  • Part de frais fixes : 3 heures à 3 €, soit 9 €
  • Total du trajet : 24 €

Sur une période, chaque conducteur cumule ses trajets, puis retranche ses avances (pleins, dépenses) pour obtenir son solde. Si le propriétaire veut récupérer la totalité de ses frais fixes même lorsque le véhicule roule peu, il peut activer le complément des frais fixes : les frais fixes de la période sont alors répartis entre les conducteurs au prorata de leurs kilomètres.

Astuce : Utilisez le simulateur de coûts pour estimer le coût avant un trajet.

Gestion du décompte

Réinitialisation libre

Le propriétaire décide quand remettre le décompte à zéro : chaque mois, par trimestre, ou quand il le souhaite.

Paiements entre utilisateurs

Co-oto calcule les montants dus mais ne gère aucun paiement. Les utilisateurs s'organisent entre eux (virement, espèces, etc.).

En savoir plus sur la remise à zéro

Devise et unités

Co-oto s'adapte à votre région. Le propriétaire choisit la devise et les unités pour tout le cercle, puis chaque coût, solde et export les utilise.

Devise

CHF, EUR, USD, GBP et bien d'autres.

Distance

Kilomètres ou miles.

Volume

Litres ou gallons, pour le carburant.

Modifiez-les à tout moment dans les Paramètres.

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