Frais fixes

Configurer l'assurance, leasing, taxes et autres frais.

Les frais fixes sont les dépenses régulières liées au véhicule, réparties entre les utilisateurs selon leur utilisation.

Frais fixes configurables

Voici la liste complète des frais que vous pouvez configurer dans Co-oto :

Assurance RC et Casco

Autres assurances

Impôt sur les véhicules

Amortissement du véhicule

Leasing

Frais de stationnement

Montant forfaitaire

Frais accessoires

Montant forfaitaire : ce champ regroupe des frais variables ou divers (petit entretien, péages, accessoires) sous un seul montant annuel. Comme les autres frais fixes, il est réparti au prorata du temps d'utilisation. À ne pas confondre avec la mensualité fixe décrite plus bas, qui se répartit à parts égales.

Note : tous les frais fixes se saisissent en montants annuels. Les conducteurs peuvent les consulter mais ne peuvent pas les modifier.

Configurer les frais fixes

Allez dans Paramètres > Véhicules
Sélectionnez le véhicule
Appuyez sur Frais fixes
Appuyez sur Ajouter un frais
Sélectionnez le type et entrez le montant
Enregistrez

Configurez chaque type de frais fixe avec son montant

Paramètres avancés de répartition

Au-delà des montants, trois paramètres influencent la façon dont les frais sont répartis entre conducteurs. Vous les ajustez dans la fiche véhicule.

Kilométrage annuel cible

Le nombre de kilomètres prévu sur une année (15 000 km par défaut). Sert de référence pour la part de l'amortissement liée au kilométrage.

Heures de disponibilité annuelle

Le nombre d'heures pendant lesquelles le véhicule est disponible à l'usage dans l'année (2 000 h par défaut, soit environ 5 h par jour). Sert de référence pour la répartition des frais fixes au temps.

Curseur amortissement temps/km

Le poids relatif du temps par rapport au kilométrage dans la répartition de l'amortissement (50/50 par défaut). Ajustez-le selon que vous considérez que l'usure dépend plus du temps ou de l'usage réel.

Répartition des frais

Les frais sont répartis différemment selon leur type :

Amortissement

Réparti entre distance et temps d'utilisation, à parts égales par défaut. Le curseur temps/km est ajustable dans la fiche véhicule.

Leasing & autres frais fixes

Leasing, assurance, parking, impôts. Répartis selon le temps d'utilisation rapporté à la disponibilité annuelle du véhicule.

Exemple

Situation :

Julie : 10 jours d'utilisation, 300 km parcourus
Thomas : 5 jours d'utilisation, 200 km parcourus

Résultat pour Julie :

Amortissement : 90 € (moitié selon les km, moitié selon le temps)
Leasing + Assurance : 133 € (au prorata de son temps d'utilisation)

Option : la mensualité fixe

Certains frais ne dépendent ni des kilomètres ni des heures : une place de parking dédiée, un abonnement d'assistance, une contribution convenue entre vous. Pour ces cas, le propriétaire peut définir une mensualité fixe par véhicule, indépendante de l'usage.

Contrairement aux frais fixes classiques (répartis au prorata de l'usage), la mensualité fixe est répartie à parts égales entre tous les membres actifs du cercle, propriétaire compris, au prorata du temps écoulé depuis la dernière remise à zéro de chacun. À deux membres, c'est un partage 50/50.

Exemple : une mensualité de 120 € dans un cercle de trois membres représente 40 € chacun par mois. Un membre arrivé au milieu du mois n'en porte que la moitié. La mensualité n'est jamais rétroactive : elle commence à courir le jour où le propriétaire l'active.

Option : compléter les frais fixes

Le complément des frais fixes (réglage « Compléter les frais fixes » dans l'app) est une option qui change la façon dont les frais fixes sont récupérés. Plutôt que de les facturer trajet par trajet, il les répartit globalement sur la période complète, et garantit une récupération à 100 % à mesure que les jours passent.

Le problème sans le complément

Sans le complément, les frais fixes (leasing, assurance, parking…) sont alloués à chaque trajet selon le rapport entre la durée du trajet et la disponibilité annuelle du véhicule. Conséquence : si le véhicule n'est utilisé qu'à 30 % de sa disponibilité, vous ne récupérez que 30 % du leasing, les 70 % restants restent à votre charge.

Le calcul avec le complément activé

Avec le complément, le calcul devient global. Chaque conducteur paie une part au prorata de son kilométrage personnel, et l'ensemble couvre exactement la fraction de l'année écoulée depuis la dernière remise à zéro globale.

En clair : si vous avez parcouru 30 % des kilomètres totaux du cercle, vous prenez 30 % de la part annuelle des frais fixes correspondant à la période écoulée. Plus vous roulez, plus votre part augmente, et l'ensemble du cercle couvre toujours 100 % des frais fixes au prorata de l'année.

Exemple chiffré

Prenons un véhicule dont les frais fixes annuels totalisent 7 200 € : 6 000 € de leasing et 1 200 € d'assurance.

Depuis la dernière remise à zéro globale, 90 jours se sont écoulés, soit environ un quart de l'année. La part de frais fixes à couvrir sur cette période est donc d'environ 1 780 €. Sur ces 90 jours, Julie a parcouru 1 500 km, Thomas 1 000 km et le propriétaire 500 km, soit 3 000 km au total.

Chacun prend cette part au prorata de ses kilomètres :

Julie, avec la moitié des kilomètres, porte environ 890 €
Thomas, avec un tiers, environ 590 €
Le propriétaire, avec un sixième, environ 300 €

L'ensemble couvre bien la totalité des frais fixes de la période.

Note : si le propriétaire n'a pas pris de trajets pendant la période (mode hors carnet de bord), sa quote-part est nulle et les conducteurs couvrent les 100 %.

Pré-requis pour activer le complément

Mode carnet de bord activé (le propriétaire doit aussi pouvoir enregistrer ses propres trajets)
Frais fixes du véhicule configurés

Sans ces deux conditions, l'option est désactivée dans les paramètres.

Particularités à connaître

Ancrage sur la remise à zéro globale : la période de calcul commence à la dernière remise à zéro effectuée par le propriétaire (ou via le bouton « Tout réinitialiser »). Une remise à zéro individuelle, portant sur un seul membre, clôt ses trajets, carburant et dépenses, mais sa quote-part du complément reste comptabilisée tant que le propriétaire n'a pas fait de remise à zéro globale.
Calcul dynamique : la quote-part de chaque conducteur se réajuste à chaque nouveau kilomètre. Rien n'est figé tant que le décompte n'est pas réinitialisé.
Multi-véhicules : si plusieurs véhicules ont des frais fixes configurés, le calcul mutualise leurs leasings sur l'ensemble du cercle.

Attention : quand le complément est actif et qu'au moins un trajet a été enregistré, le formulaire de saisie des frais fixes est verrouillé pour éviter une refacturation rétroactive. Pour modifier les frais, réinitialisez d'abord les décomptes.

Comprendre le solde Carburant & Remise à zéro