« Die App bietet genau das, was wir für unser gemeinsames Firmenfahrzeug brauchen: Reservierungen, Fahrtenbuch und Fahrzeugortung. Es ist die beste Lösung, die wir gefunden haben. »
Raphael von SunneSchraft AG
Schweiz · per E-Mail
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Für KMU, Vereine und Gemeinden in der Schweiz
Poolfahrzeuge reservieren und verwalten, ohne Box und ohne Tracker
Ihr Verein oder Ihr Betrieb teilt sich einen Bus, einen Lieferwagen oder zwei Autos. Co-oto Teams übernimmt die Poolfahrzeug-Buchung, das Fahrtenbuch und die Kilometer pro Fahrer: auf den Smartphones, die Ihr Team schon hat, in CHF und nach Schweizer Regeln.
Webplattform kostenlos testen
21 Tage gratis, ohne Kreditkarte
Ihre Fahrer laden die App herunter:
Das Wichtigste in 30 Sekunden
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Poolfahrzeug-Reservierung: ein Kalender pro Fahrzeug, Freigabe durch die Verwaltung mit der Einstellung «Buchungsbestätigung», wiederkehrende Buchungen für feste Einsätze.
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Fahrtenbuch: Fahrer, Datum, Kilometerstand bei Abfahrt und Rückkehr, Fahrttyp privat oder geschäftlich, Excel-Export für Treuhand, Kassier und Vorstand.
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Schweizer Zahlen 2026: Privatanteil 0,9 % pro Monat, Kilometerentschädigung CHF 0.75 laut Muster-Spesenreglement der Steuerkonferenz, Vollkosten laut TCS 74 Rappen pro Kilometer.
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Kein Einbau: keine OBD-Box, kein GPS-Tracker, keine Schlüsselbox. Alles läuft über die Smartphones, die Ihr Team schon hat.
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Preis: CHF 9.90 pro Monat oder CHF 89 pro Jahr für die ganze Organisation, bis 10 Fahrzeuge und 50 Fahrer. 21 Tage gratis, ohne Kreditkarte.
«Wer hatte den Bus?»
Montagmorgen, der Vereinsbus steht nicht auf seinem Platz. Die Papierliste im Handschuhfach endet vor drei Wochen, im WhatsApp-Chat der Aktiven überlagern sich zwei Anfragen für denselben Samstag, und der Kilometerstand für die Abrechnung mit dem Kassier fehlt. Wer zuletzt gefahren ist, weiss niemand mehr genau.
Dasselbe Bild im KMU: zwei Poolfahrzeuge für Kundenbesuche und Baustellen, die Schlüssel hängen am Brett, der Wandkalender trägt drei Handschriften. Am Monatsende rekonstruiert die Buchhaltung aus Tankquittungen, wer wann wohin gefahren ist.
Flottensoftware löst das, ist aber für fünfzig und mehr Fahrzeuge gebaut, rechnet pro Fahrzeug ab und setzt oft eine Box im Auto voraus. Für zwei bis zehn Poolfahrzeuge braucht es etwas Leichteres: eine Poolfahrzeug-Software, die Reservierung, Fahrtenbuch und Kilometer pro Fahrer regelt, ohne Hardware und ohne IT-Projekt.
Poolfahrzeuge reservieren: Kalender, Freigabe, wiederkehrende Buchungen
Jedes Poolfahrzeug hat in Co-oto einen eigenen Kalender. Wer ein Fahrzeug braucht, wählt Datum und Zeitfenster in der App und sieht sofort, ob der Bus frei ist. Doppelbuchungen sind ausgeschlossen, und jede Reservierung trägt den Namen der Person, die sie erstellt hat. Drei Einstellungen prägen den Alltag:
«Buchungsbestätigung»
Reservierungen gelten erst, wenn die Verwaltung sie freigibt. Sinnvoll, wenn Prioritäten gelten: Einsätze vor Ausflügen, Kundentermine vor Materialfahrten.
«Wiederkehrende Buchungen»
Das Training am Dienstagabend, die Spitex-Tour am Morgen oder die Lieferung jeden Freitag werden einmal erfasst und wiederholen sich von selbst.
«Fahrzeugzugriff»
Ein Fahrzeug bleibt den zugelassenen Fahrern vorbehalten, etwa der Bus mit Anhänger nur den Personen mit der passenden Kategorie im Führerausweis.
Dazu kommen die «Maximale Buchungsdauer» pro Fahrzeug, Erinnerungen vor der Abfahrt und die Kalendersynchronisierung mit dem Kalender Ihrer Organisation. Die Verwaltung arbeitet am Computer auf der Webplattform von Co-oto Teams, die Fahrer buchen auf dem Smartphone.
Das Fahrtenbuch nach Schweizer Regeln: Privatanteil, Steuerverwaltung, Spesen
Bei jeder Fahrt trägt der Fahrer den Kilometerstand bei Abfahrt und Rückkehr ein, auf Wunsch per Foto des Kilometerzählers mit automatischer Erkennung. Der Fahrttyp «privat» oder «geschäftlich» wird pro Fahrt gesetzt, Ziel und Zweck stehen im Namen der Fahrt oder im Kommentar. Das Fahrtenbuch lässt sich als Excel-Datei exportieren. Warum das in der Schweiz zählt, in drei Fällen:
Poolfahrzeug ohne Privatnutzung
Ein Fahrzeug, das nur geschäftlich fährt und abends auf dem Firmenparkplatz steht, löst keinen Privatanteil aus. Bei einer Kontrolle will die kantonale Steuerverwaltung das aber belegt sehen. Das Fahrtenbuch mit Datum, Fahrer, Ziel und Kilometern ist dieser Beleg, und in Co-oto entsteht es nebenbei, weil jede Fahrt ohnehin erfasst wird.
Fahrzeug mit Privatanteil
Nimmt eine Mitarbeiterin das Fahrzeug regelmässig mit nach Hause, gilt die Privatnutzung als Lohnbestandteil. Pauschal sind das 0,9 % des Kaufpreises ohne Mehrwertsteuer pro Monat, mindestens CHF 150 (Wegleitung zum Lohnausweis 2026, Ziffer 21). Wer wenig privat fährt, kann stattdessen die effektiven Privatkilometer mit 75 Rappen ansetzen (FAQ zum Lohnausweis 2026, Ziffer 2.2.1). Diese Methode setzt ein lückenloses Fahrtenbuch voraus, sonst gilt die Pauschale.
Spesen für das Privatauto
Fährt ein Vereinsmitglied mit dem eigenen Auto zum Auswärtsspiel, sieht das Muster-Spesenreglement der Schweizerischen Steuerkonferenz seit dem 1. Januar 2026 eine Kilometerentschädigung von CHF 0.75 vor, für Non-Profit-Organisationen als Höchstsatz; bis Ende 2025 waren es 70 Rappen. Der TCS beziffert die Vollkosten seines Referenzfahrzeugs 2026 auf 74 Rappen pro Kilometer: Der Satz ist also kostendeckend, nicht grosszügig. In Co-oto hinterlegen Sie ihn unter «Pro km abrechnen», und die Abrechnung pro Fahrer entsteht von selbst.
Ob Ihr Fahrtenbuch den Anforderungen der Steuerverwaltung genügt, klären Sie mit Ihrer Treuhandstelle: Verlangt werden eine tägliche und lückenlose Führung sowie der Kilometerstand am 1. Januar und am 31. Dezember. Co-oto liefert die Einträge und den Export, die Aufbewahrung während zehn Jahren nach Obligationenrecht bleibt bei Ihnen. Was das Fahrtenbuch im Einzelnen erfasst, zeigt der Artikel Kilometer erfassen.
Beispiele aus Vereinen
Sportverein
Der Vereinsbus fährt am Samstag zum Auswärtsspiel, in den Ferien ins Trainingslager. Jede Mannschaft bucht selbst, der Kassier sieht die Kilometer pro Fahrer und verrechnet sie mit dem Mannschaftsbudget.
Samariterverein
Das Einsatzfahrzeug mit Material für Postendienste an Turnieren und Festen. Mit der «Buchungsbestätigung» hat die Einsatzleitung das letzte Wort, und der Zustandsbericht mit Fotos hält fest, wie das Fahrzeug zurückkam.
Pfadi
Der Kleinbus der Abteilung bringt Material ins Lager und Leitende an Kurse. Wiederkehrende Buchungen für die Samstagsaktivität, Fahrzeugzugriff nur für Leitende mit Führerausweis, Tankfüllungen mit Beleg in der App.
Beispiele aus KMU und Verwaltungen
Handwerksbetrieb
Zwei Lieferwagen, sechs Monteure. Wer den Wagen für die Baustelle braucht, bucht ihn am Vorabend. Die Kilometer pro Fahrer und Fahrzeug landen im Monatsexport für die Buchhaltung.
Spitex-Organisation
Die Poolfahrzeuge fahren jeden Morgen dieselben Touren. Wiederkehrende Buchungen pro Tour, Kilometerstand per Foto, und der Fahrttyp trennt die Dienstfahrt vom seltenen privaten Umweg.
Gemeindeverwaltung
Werkhof, Sozialdienst und Bauverwaltung teilen sich zwei Autos. Bis zu fünf Verwalter pflegen Fahrzeuge und Mitglieder, und die Statistik pro Fahrer dient der internen Verrechnung zwischen den Abteilungen.
Mobility Business, Fuhrpark-Software oder Co-oto Teams?
Drei Wege, Poolfahrzeuge in der Schweiz zu organisieren. Sie schliessen sich nicht aus, lösen aber verschiedene Probleme.
| Mobility Business | Fuhrpark-Software mit Box | Co-oto Teams | |
|---|---|---|---|
| Die Fahrzeuge | Flotte der Genossenschaft: rund 3'300 Autos an 1'600 Standorten | Ihre eigenen Fahrzeuge | Ihre eigenen Fahrzeuge |
| Hardware | Keine, die Fahrzeuge sind ausgerüstet | OBD-Stecker oder Telematikbox in jedem Fahrzeug | Keine |
| Abrechnung | Pro Person und Fahrt: mobilityPLUS CHF 9.90 pro Monat, ab CHF 2.00 pro Stunde und CHF 0.60 pro km; mobilityEASY ohne Monatsabo, ab CHF 3.00 pro Stunde und CHF 0.65 pro km plus CHF 2.50 bis 5.00 pro Buchung | Pro Fahrzeug und Monat, zuzüglich Hardware | CHF 9.90 pro Monat für die ganze Organisation |
| Konten | Ein persönliches Konto pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, Verwaltung im Business-Portal | Lizenz pro Fahrzeug, Fahrer als Nutzer | Bis 50 Fahrer und 5 Verwalter in einem Kreis |
| Fahrtenbuch | Fahrten und Rechnungen im Portal | Automatisch über den Stecker | Kilometerstand durch den Fahrer, Foto des Zählers, Excel-Export |
| Passt, wenn | Sie kein eigenes Fahrzeug halten wollen und ein Standort in der Nähe liegt | Sie mehr als zehn Fahrzeuge, Führerausweiskontrolle oder Compliance-Auflagen haben | Sie ein bis zehn eigene Poolfahrzeuge mit einem kleinen Team teilen |
Mobility Business passt, wenn Sie gar kein Fahrzeug halten wollen: Rund 6'000 Unternehmen, Gemeinden und Liegenschaften in der Schweiz nutzen die Flotte der Genossenschaft statt einer eigenen, mit einem persönlichen Konto pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter. Wie sich die beiden Logiken unterscheiden, zeigt unser Vergleich Co-oto vs Mobility.
Fuhrpark-Software mit Box wie Vimcar erfasst die Fahrten automatisch über einen OBD-Stecker, und Compliance-Werkzeuge wie LapID übernehmen die Führerausweiskontrolle. Beides lohnt sich ab einer gewissen Flottengrösse und wird pro Fahrzeug abgerechnet.
Co-oto Teams ist die Lösung, wenn die Poolfahrzeuge schon da sind und Sie Reservierung, Fahrtenbuch und Kilometer pro Fahrer wollen, ohne Hardware und mit einem Abo für die ganze Organisation. Tarife Dritter: Stand September 2026.
Preise in CHF
Ein Abonnement für die ganze Organisation, keine Kosten pro Fahrer oder pro Fahrzeug. Die Fahrer nutzen die App gratis.
Gratis
CHF 0
Ein Fahrzeug, zwei Personen und fünf Buchungen pro Monat. Für den Einstieg mit einem einzigen Poolfahrzeug.
Plus
CHF 4.90 pro Monat, oder CHF 44 pro Jahr
Bis zehn Personen, unbegrenzte Buchungen, alle Funktionen der App, ohne Webplattform.
Teams
CHF 9.90 pro Monat, oder CHF 89 pro Jahr
Bis 10 Fahrzeuge, 50 Fahrer und 5 Verwalter. Webplattform, Fahrzeugzugriff pro Fahrer, Tarife nach Dauer, detaillierte Statistiken und Exporte.
Jedes neue Konto erhält 21 Tage lang alle Teams-Funktionen gratis, ohne Kreditkarte. Danach entscheiden Sie, ob Sie abonnieren oder mit der Gratisstufe weiterarbeiten. Die Details stehen auf der Preisseite.
In zehn Minuten eingerichtet
1
Kreis und Fahrzeuge anlegen
Konto auf der Webplattform erstellen, den Kreis Ihrer Organisation eröffnen und jedes Poolfahrzeug mit seinem aktuellen Kilometerstand erfassen.
2
Regeln setzen
Buchungsbestätigung, Fahrzeugzugriff, Fahrttyp privat oder geschäftlich, Tarif pro Kilometer und die Kreis-Charta, die jede Person beim Beitritt akzeptiert.
3
Fahrer einladen
Per Link oder QR-Code. Die Fahrer laden die App, treten dem Kreis bei und buchen ihre erste Fahrt, ohne Schulung.
Schritt für Schritt mit einem Vereinsbeispiel: Einrichtungsanleitung für Unternehmen und Vereine.
In der App
Die App für ein Team einrichten
Klare Rollen, Zugriff pro Fahrer, ein Plan, den niemand durcheinanderbringt, und der Computer zum Steuern.
- Zum Verwalter ernennen Ein oder mehrere Verwalter Teams
Ein Verwalter kümmert sich um Fahrer, Fahrzeuge und die Einträge der anderen, ohne Tarife oder Abo anzurühren. Bis zu fünf Verwalter mit Teams.
In der App Verwaltung Fahrer
- Fahrzeugzugriff Einschränkungen angewendet Teams
Der Transporter kann nur von Personen mit Anhängerführerschein gebucht werden, der Kleinwagen von allen.
In der App Verwaltung Fahrer Fahrzeugzugriff
- Änderung von Buchungen sperren Aktiviert
Nach Ablauf der kritischen Frist kann ein Fahrer seine Buchung und seine Fahrt nicht mehr ändern: Der Plan bleibt verlässlich.
In der App Verwaltung Kreiseinstellungen Buchungen und Kalender
- Webplattform Aktiviert Teams
Planung, Statistiken und Exporte im Browser, am Computer.
In der App Verwaltung Co-oto-Abonnements Webplattform
Häufige Fragen
Braucht es eine Box oder einen Tracker im Poolfahrzeug?
Nein. Co-oto kommt ohne OBD-Box, ohne GPS-Tracker und ohne vernetzte Schlüsselbox aus. Die Fahrer buchen, erfassen den Kilometerstand und fotografieren den Zähler mit dem Smartphone. Es gibt keine Ortung im Hintergrund: Misst eine Person ihre Fahrt freiwillig per GPS, bleibt die Route auf ihrem Telefon, und der Kreis sieht nur die Kilometer. Der Standort eines Fahrzeugs wird nur von Hand geteilt, zum Beispiel der Parkplatz bei der Rückgabe.
Wie viele Personen können die Poolfahrzeuge verwalten?
Bis zu fünf Verwalter pro Organisation. Sie pflegen Fahrzeuge, Mitglieder und Buchungen und geben Reservierungen frei, ohne Zugriff auf die Tarife. Ein Teams-Kreis umfasst bis zu 10 Fahrzeuge und 50 Fahrer, mit einem einzigen Abonnement für die ganze Organisation.
Welchen Export bekommt die Buchhaltung?
Eine Excel-Datei über den gewählten Zeitraum, etwa einen Monat oder ein Jahr, mit Fahrer, Fahrzeug, Datum, Fahrttyp (privat oder geschäftlich), Distanz, Kilometerstand bei Abfahrt und Rückkehr, Kosten, Name der Fahrt und Kommentar. Tankfüllungen und Ausgaben werden mit Beleg erfasst und ebenfalls exportiert. Dazu kommt die Abrechnung pro Fahrer für die interne Verrechnung oder die Spesen.
Wo liegen die Daten?
Co-oto wird von der Co-oto Sàrl mit Sitz in Nyon entwickelt und untersteht dem revidierten Schweizer Datenschutzgesetz. Die Daten der App werden verschlüsselt in europäischen Rechenzentren von Google Cloud gespeichert, nicht in einem Schweizer Rechenzentrum. Fotos sind nur für die Mitglieder des betreffenden Kreises zugänglich. Die Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung.
Ersetzt Co-oto ein steuerlich anerkanntes Fahrtenbuch?
Co-oto erfasst je Fahrt Fahrer, Datum, Kilometerstand bei Abfahrt und Rückkehr, Fahrttyp und Kommentar und exportiert das Ganze als Excel-Datei. Die Steuerverwaltung verlangt für ein Fahrtenbuch eine tägliche und lückenlose Führung, den Kilometerstand am 1. Januar und am 31. Dezember sowie begründete Änderungen. Ob Ihre Praxis diesen Anforderungen genügt, klären Sie mit Ihrer Treuhandstelle. Die Aufbewahrung der Exporte während zehn Jahren bleibt Sache Ihrer Organisation.
Zur Datenverarbeitung: Datenschutzerklärung.
Was Schweizer Betriebe über Co-oto sagen
Co-oto Teams
Poolfahrzeuge ab morgen ohne Papierliste
Kalender pro Fahrzeug, Freigabe der Buchungen, Fahrtenbuch mit Kilometerständen, Excel-Export für die Treuhand. Alles ohne Box und ohne Tracker, für CHF 9.90 pro Monat.
21 Tage gratis testen, ohne Kreditkarte